Bureau virtuel et société offshore : fonctionnement et utilité

Ici il ne va pas être question de vous expliquer comment accéder à un ordinateur distant, car bien que les termes soient synonymes, dans le cas qui sera vu ici, le bureau virtuel revêt une tout autre signification. Qu’est-ce donc que le bureau virtuel ? A quoi cela sert-il et comment cela fonctionne, c’est ce qui va être vu dans cet article.

Bureau virtuel et société offshore : de quoi parle-t-on

La notion qui va être abordée est relative aux sociétés offshore. Le bureau virtuel est en effet une manière de donner un aspect plus naturel à votre entreprise située dans un paradis fiscal, mais qui n’est souvent qu’une simple boîte aux lettres.

Une société offshore comme vous devez très certainement le savoir, est une entreprise créée dans un pays à la fiscalité bien plus intéressante que celle du pays de résidence de son propriétaire. Cette société profite alors du système du paradis fiscal dans lequel elle réside, mais ne conduit pas d’activité commerciale sur ce sol. Souvent donc, cette entreprise extraterritoriale n’est qu’une boîte aux lettres, une liasse de statuts et un compte bancaire. Elle n’est intéressante que dans le but d’optimiser la fiscalité et ne sert qu’à cela, profiter du fait qu’elle existe juridiquement.

Le souci qui risque parfois de se poser est vis-à-vis de votre clientèle est qu’être facturé par une société offshore située dans une île à l’autre bout du monde, injoignable au téléphone par fax ou par courrier n’est pas très engageant. Et ce genre de sociétés offshore a très mauvaise réputation, ce qui peut parfois effrayer les personnes avec qui vous serez amené à traiter.

C’est donc de ce postulat qu’est né le principe du bureau virtuel. Apporter une standardiste, un fax et tout ce qui fait qu’une entreprise semble réelle à une simple boîte aux lettres, et domicilier le tout dans un pays onshore.

Déjà, il faut l’avoir, cette boîte aux lettres, car il n’y a pas de juridictions internationales offshore qui vous propose une boîte aux lettres en cadeau pour toute constitution de société. Cette boîte aux lettres est en fait la domiciliation commerciale de votre société, son adresse.

Dans certains paradis fiscaux comme par exemple l’état du Delaware aux Etats-Unis, il est de notoriété publique qu’il y a plus de ces boîtes que d’habitants. Ce n’est pas tout à fait vrai bien sûr puisqu’il y a tout de même 900 000 habitants, mais il y a quand même 300 000 sociétés qui ont un siège social dans cet état ! Certains immeubles du Delaware ne servent qu’à stocker ses sièges d’entreprises aux propriétaires étrangers, ou d’un autre état.

Une fois donc que vous aurez acquis ces magnifiques locaux de 30 centimètres sur 30, viendra alors le moment de penser à les aménager. Dans ce coin vous pourriez mettre le bureau de l’hôtesse d’accueil qui répondra aux appels de vos clients, ici vous pourriez placer le meuble du fax, et là la personne qui sera en charge de répondre aux emails. Le problème c’est que c’est un peu petit, et que pour une entreprise plus ou moins fictive c’est dommage d’engager de tels frais. Et surtout vous n’êtes toujours pas dans une juridiction ayant bonne réputation.

Comment faire alors ?

Le fonctionnement du bureau virtuel

Bureau virtuel - société offshore

C’est très simple à comprendre en fait, comme il est impossible pour votre réputation et en plus non rentable d’aménager de vrais bureaux dans votre destination offshore. Mais qu’en même temps c’est assez important pour vos clients que vous possédiez une adresse dans un pays onshore, donc important pour la crédibilité commerciale de votre société. Il faut que vous soyez situé dans une juridiction qui ne soit pas un paradis fiscal, le bureau virtuel se sert pour cela des moyens technologiques actuels pour virtualiser votre bureau et le domicilier là où vous le souhaitez.

Ainsi il est possible de louer un numéro de téléphone, et une adresse dans un autre pays que celui où est immatriculée votre offshore, et même que les clients soient accueillis sur cette ligne par une charmante hôtesse qui décrochera au nom de votre société. Bien entendu, de votre côté, où que vous soyez dans le monde, vous pourrez appeler vos clients avec ce même numéro. Cette hôtesse ne s’occupe en réalité pas uniquement de votre propre bureau virtuel, mais en gère un certain nombre. Avoir une secrétaire particulière pour ce genre de chose serait bien évidemment beaucoup trop onéreux.

Il en va de même pour le fax, les clients qui souhaiteraient communiquer avec vous par ce biais peuvent tout à fait le faire, même si ce fax n’existe pas physiquement. Vous recevrez en réalité, les contenus de ces fax sur votre boîte e-mail. Et vous serez bien évidemment en mesure de pouvoir vous-même envoyer des fax par ce biais.

Un service de courrier, c’est-à-dire, la location des services d’une personne qui va se charger de relever votre boîte aux lettres dans votre destination onshore, et de réexpédier le courrier à votre véritable adresse est aussi quelque chose d’envisageable.

Bref grâce au bureau virtuel, tout est mis en place pour que vos clients soient moins méfiants et qu’ils ne se soucient pas du fait que vous soyez immatriculé à l’étranger, dans un paradis fiscal qui plus est. En réalité ils ne le sauront tout simplement pas, car bien entendu vous ne communiquerez que sur l’adresse de votre bureau virtuel.

Techniquement c’est aussi assez simple, la technologie du « Fax to mail » existe depuis de nombreuses années, et celle de la voix sur IP, qui vous permettra de disposer d’une ligne n’importe où dans le monde est maintenant bien implantée et stable. Il suffira juste de louer un numéro local auprès des services télécom du pays qui vous intéresse.

Une fois que tout cela est mis en place, la démarche est totalement transparente pour vos clients qui ne se douteront d’absolument rien.

Pour ce qui est de la création même du bureau virtuel, plusieurs choix s’offrent à vous. Vous pouvez vous lancer seul dans la mise en place de toute l’infrastructure, ce qui implique que vous soyez un peu informaticien, un peu technicien télécom, un peu technicien réseau, que vous aimiez voyager et que vous ayez beaucoup de temps. Ce qui est comme chacun sait très souvent le cas des entrepreneurs qui en sont à ouvrir des sociétés offshore.

Ou vous pouvez faire intervenir un prestataire dont la création de bureaux virtuels est le métier.

Ce genre de prestataires sont en général les mêmes que ceux qui vous proposent de prendre en charge toute la création de votre offshore.

Ce sont la plupart du temps des entreprises qui œuvrent au travers de sites internet. Ces intermédiaires sont extrêmement nombreux et ce depuis quelques années, en fait depuis que le offshoring est devenu une réelle solution d’optimisation fiscale.

Il faudra cependant être particulièrement prudent, puisque ce marché juteux de la création de sociétés offshore n’attire pas que des gens particulièrement recommandables. Il existe en effet de très nombreuses arnaques et tentatives d’escroqueries. La meilleure des manières d’être certain d’avoir à faire à des personnes sérieuses est bien entendu de se servir du retour d’expérience d’une de vos connaissances, ou de passer par certains cabinets d’avocats fiscalistes qui proposent quelques fois, eux aussi, ce type de service. Bien entendu, les prix seront totalement différents que vous choisissiez la première ou la seconde solution, mais l’avocat fiscaliste vous permettra de jouir d’une sécurité et d’une tranquillité d’esprit que vous aurez du mal à avoir avec un intermédiaire en ligne.

Quand vous aurez acquis la certitude d’avoir affaire à un prestataire de confiance, alors l’acquisition d’un bureau virtuel se fait exactement de la même manière que si vous commandiez un quelconque article sur amazon, dans le cas de l’achat du service par internet. Dans le cas où vous opteriez pour le cabinet d’avocats, alors en général, un seul rendez-vous suffit à conclure la location du service. Si vous ouvrez un bureau virtuel pour une entreprise écran ou une offshore flirtant un peu avec les limites de la loi, il faudra prendre quelques précautions afin que votre réelle identité ne puisse être découverte lors de la commande du service.

A cet effet, c’est une bonne idée de commander tous les produits relatifs à votre offshore à l’aide d’une connexion Vpn, ainsi que de payer votre bureau virtuel ou les autres choses se rapportant à cette entreprise, à l’aide de cartes prépayées, ou de crypto monnaie. Certains vont même jusqu’à organiser leurs rencontres avec leur avocat par des logiciels comme Skype, tournant sur un ordinateur protégé par une connexion Vpn.

L’utilité du bureau virtuel

Bureau virtuel - entreprise offshore

Comme vu plus haut, la principale utilité du bureau virtuel va être d’offrir à son activité commerciale, réalisée à l’aide d’une société offshore, une certaine crédibilité, en la domiciliant virtuellement dans un pays onshore, c’est-à-dire un pays non connu pour ses capacités d’optimisation fiscale.

Il est en effet assez compliqué de faire entendre à vos clients que même si votre société est située dans un paradis fiscal, elle n’en reste pas moins une entité dirigée par une personne sérieuse, qui ne cherche par ce biais uniquement qu’à économiser quelques impôts.

Et ceci est bien normal quand on pense aux très nombreux scandales financiers qui font intervenir l’offshoring dans les montages. Luxleaks, Panama Papers, Suiss Papers et d’autres ont insufflé une très mauvaise image des paradis fiscaux au sein de l’opinion publique.

Les clients, ou partenaires seront donc probablement un peu frileux à l’idée de travailler avec vous. Alors que si vous omettez de leur préciser le pays d’immatriculation de la société qui les facturera, ou qui travaillera avec eux, et que, parallèlement, vous faites appel à un service de bureau virtuel, alors tout devrait s’arranger.

Car c’est cela l’utilité finale du bureau virtuel, simuler une présence réelle et physique de votre société offshore à l’étranger. Et c’est assez efficace, puisque le déploiement de l’ensemble des outils de bureau virtuel évoqué plus haut permettra à vos différents interlocuteurs de penser que vous êtes réellement dans le pays où vous leur avez assuré vous trouver. Ainsi de cette manière vous pourrez développer une réelle relation de confiance avec vos différents collaborateurs.

Ainsi vous pouvez disposer d’une société offshore aux Bahamas par exemple, mais que vos clients pensent que vous êtes situés dans un pays ayant très bonne presse comme l’île Maurice qui est très à la mode pour cette activité en particulier, ou encore mieux à Dubaï, Londres ou Hong-Kong.

Vous pourrez trouver des entreprises proposant le service minimum à partir de quelques dizaines d’euros par mois, par exemple 100 euros pour une adresse virtuelle ouverte dans Londres, une adresse à Hong-Kong vous coutera 75$, et à Dubaï les prix commencent à 150$ pour le même type de service.

Si ensuite vous cherchez le pack complet, adresse virtuelle, numéro de téléphone avec standardiste, numéro de fax avec redirection vers votre boîte email et service de courrier, alors là les prix s’envolent un peu. Pour reprendre les trois mêmes villes exemples, il faudra tabler sur 800€ pour Londres, 250$ pour Hong-Kong qui est très peu cher et enfin 400 $ pour profiter de ces avantages dans la ville de Dubaï.

Il est certain que cela est bien plus prestigieux et vendeur d’avoir une adresse à Londres plutôt que sur l’île de Man, mais il ne faudra pas nécessairement uniquement choisir votre adresse de bureau virtuel qu’en fonction du critère du prestige de la ville. Il faudra bien étudier les différents avantages et inconvénients qu’offre chacun des différents pays qui permettent ce genre de « domiciliation ».

Pour conclure il faut dire qu’avoir recours à un bureau virtuel est une très bonne idée si votre société est immatriculée dans un paradis fiscal ayant très mauvaise presse. Il vous permettra d’avoir une meilleure image et ainsi de pouvoir développer de manière plus saine votre activité commerciale. Le bureau virtuel est un service qui ne demande qu’assez peu de capitaux et qui rend pourtant de très grands services, la confiance étant un des socles sur lesquels doit reposer votre entreprise.