Entreprise étrangère sans établissement en France et l’urssaf : fonctionnement

Une entreprise étrangère peut recruter des salariés en France même si elle ne dispose pas d’une présence physique sur le territoire. Cela dit, elle doit effectuer certaines démarches auprès des organismes sociaux et notamment auprès de l’Urssaf. La relation entre une entreprise étrangère sans établissement en France et l’urssaf est assurée par le CNFE.

Entreprise étrangère sans établissement en France et l’urssaf : entreprises étrangères et salariés concernés

Quelle que soit son activité ou sa forme juridique, une entreprise étrangère n’ayant pas d’établissement en France est concernée par ces dispositions. En revanche, les entreprises embauchant des salariés intermittents du spectacle, des représentants de commerce indépendants ou des professionnels taurins ne sont pas concernés.

Les entreprises monégasques sans établissement en France et employant des salariés soumis à la législation française subissent un traitement spécial. Elles sont en effet tenues d’effectuer les déclarations et les versements des cotisations auprès de l’Urssaf Provence-Alpes-Côte d’Azur.

Les montants versés servent finalement à financer la couverture sociale des salariés. Cela inclut notamment la maladie, les accidents de travail, la maternité, l’invalidité, le décès, les maladies professionnelles, les allocations familiales…etc.

Si votre salarié perd son emploi pour une raison quelconque, il peut recevoir éventuellement des allocations de chômage. Dans ce contexte, il est utile de rappeler que les prestations d’Assurance chômage sont calculées en fonction de la durée de travail et de l’âge du salarié.

Celui-ci peut éventuellement opter pour le dispositif Accre (Aide au chômeur créant ou reprenant une entreprise). Pour bénéficier des services de l’Urssaf, les salariés embauchés par une entreprise étrangère doivent relever du régime français de la sécurité sociale. Dans cette catégorie sont inclus plusieurs types de salariés. :

  • Les salariés travaillant de façon permanente en France et relevant du régime de la sécurité social français.
  • Les salariés qui sont envoyés temporairement en France sans bénéficier de la procédure de détachement.
  • Les salariés exerçant une activité dans plusieurs pays de l’union européenne et affiliés au régime français de la sécurité sociale.

En revanche, les Travailleurs indépendants et les Non salariés, n’entrent pas dans cette catégorie car ils relèvent du Rsi. De même, les VRP (voyageurs représentants placiers) ayant plusieurs employeurs doivent relever de la CCVRP. Les relations contractuelles avec des professionnels indépendants ne font donc pas l’objet de déclaration à l’Urssaf.

 

Recrutement : les obligations pour une entreprise étrangère sans établissement en France

Entreprise étrangère sans établissement en France et l’urssaf - recrutement

En principe, une entreprise étrangère sans établissement en France est tenue de respecter certaines dispositions légales concernant le recrutement des salariés. En tant qu’employeur étranger, vous devez d’abord faire une déclaration auprès de l’Urssaf et établir une déclaration préalable à l’embauche (DPAE).

La DPAE doit être effectuée obligatoirement avant la mise au travail effectif de la personne recrutée. Le non-respect de cette démarche représente une infraction de travail dissimulé. Il en résulte une pénalité de 1062 € par salarié non déclaré. En outre, pour chaque salarié recruté, vous devez obligatoirement établir un contrat de travail.

Vous êtes également tenu d’établir un bulletin de paie et de le remettre à votre salarié. En outre, vous devez verser toutes les contributions et charges sociales dues à la sécurité sociale en France y compris les charges Patronales. D’ailleurs, selon l’article 1er de l’arrêté du 29 septembre 2004, l’Urssaf du Bas-Rhin est l’organisme chargé du recouvrement de ces Cotisations sociales.

Pour recruter en France, vous devez donc immatriculer votre entreprise auprès de l’Urssaf en tant qu’employeur. Vos salariés doivent aussi relever du régime général de la sécurité sociale quel que soit leur nationalité ou leur lieu de résidence. Cela dit, il convient de vérifier éventuellement l’existence d’une convention bilatérale entre les organismes de sécurité sociale dans votre pays et en France.

Par ailleurs, il est possible de désigner un représentant résidant en France (par convention) pour vous représenter auprès des différents organismes sociaux. Le représentant peut éventuellement être votre salarié lui-même ou bien une autre personne. En signant la convention, il devient responsable des obligations qui vous incombent notamment en termes de déclaration et de versement des cotisations sociales.

De toute manière, vous devez toujours vous assurer d’effectuer les Déclarations sociales dans les délais spécifiés par l’administration. D’ailleurs, ces déclarations sont remplacées à partir de 2017 par le dispositif de « déclaration sociale nominative DSN ». Depuis le 1er Janvier 2016, il est également obligatoire de souscrire à un contrat de prévoyance complémentaire pour couvrir les frais de santé.

Comment déclarer une entreprise étrangère sans établissement en France ?

En principe, une entreprise étrangère ne disposant pas d’une présence physique en France doit effectuer une déclaration auprès du CNFE. Le CNFE ou Centre National des Firmes Etrangères est un organisme qui relève directement de l’Urssaf. Il est dédié exclusivement pour les entreprises étrangères sans établissement en France.

Le CNFE se charge de la déclaration et du recouvrement des cotisations de sécurité sociale, de l’assurance chômage, des cotisations de l’AGS…etc. Pour immatriculer votre entreprise étrangère auprès des organismes de protection sociale, vous devez saisir le document d’immatriculation E0 et l’envoyer au CNFE. Ce document est d’ailleurs disponible en téléchargement sur plusieurs portails administratifs via le web.

Le CNFE transmet ensuite votre demande d’immatriculation à l’INSEE. En parallèle, il l’a transmet également à Humanis International (retraite complémentaire) et à la Carsat (caisse d’assurance retraite et de la santé au travail). Après le traitement de votre demande, l’INSEE vous attribuera un numéro d’identification national (Siret). Ce code vous permettra de communiquer directement avec les organismes sociaux et d’effectuer les déclarations et versements relatifs.

De son côté, Humanis International permet à votre salarié de bénéficier d’une retraite complémentaire plus confortable. Quant à la Carsat, elle enregistre les données de votre entreprise dans le cadre de l’élaboration de la déclaration annuelle des données sociales. Elle intervient également en tant qu’assureur en cas d’accident de travail.

Par ailleurs, vous pouvez à tout moment modifier vos données auprès du CNFE. Pour ce faire, vous devez remplir le document de déclaration de modification ou de cessation E2/E4 et l’adresser au CNFE. Celui-ci informe à son tour tous les organismes de protection sociale des modifications constatées.

Il faut bien savoir que l’utilisation de ce dispositif spécifique prend fin au moment de l’ouverture d’un établissement en France. Dès lors que vous créez une succursale ou une filiale, vous devez impérativement informer le CNFE du changement de votre situation. Si vous optez pour une filiale, alors vous devez, comme tout Créateur d’entreprise, respecter les modalités d’immatriculation et de déclaration en vigueur.

Comment déclarer les salariés d’une entreprise étrangère sans établissement en France ?

Entreprise étrangère sans établissement en France et l’urssaf - salarié

La déclaration auprès des organismes sociaux est obligatoire pour toute entreprise employant des salariés en France. En principe, vous devez préalablement effectuer une DPAE (Déclaration préalable à l’embauche) pour chaque personne recrutée par votre entreprise en France. Cette déclaration peut être facilement effectuée sur le site web dédié par l’administration « www.net-entreprises.fr ». Après la signature du contrat de travail, vous serez tenu d’effectuer les déclarations et les versements périodiques relatifs à vos salariés.

Pour chaque organisme social, vous devez remplir, dater et signer les différents documents déclaratifs. Ces derniers doivent mentionner le nombre de salariés, la base de cotisations en euros, et le montant des cotisations dues également en euros. Vous devez ensuite envoyer les documents déclaratifs au CNFE tout en respectant les délais en vigueur.

Le Titre firmes étrangères (TFE)

Le Titre Firmes étrangères (TFE) est un dispositif mis en place depuis 2011 par l’Urssaf. Sa gestion est assurée par le centre national des firmes étrangères (CNFE). Il s’adresse principalement aux entreprises étrangères ne disposant pas d’une présence physique en France et employant moins de 20 salariés. La mission principale du TFE est de simplifier les formalités administratives liées au recrutement des salariés.

Ainsi, il permet de gérer l’ensemble de tous les aspects administratifs relatifs aux salariés quel que soit leur contrat de travail. Vous pouvez donc utiliser ce service pour déclarer un salarié préexistant ou bien pour déclarer un nouveau salarié. Outre la simplicité d’utilisation, le dispositif TFE vous offre plusieurs avantages.

Par le biais de cette plateforme, vous pouvez accomplir toutes les formalités liées au recrutement en un seul document. Vous pouvez également adresser une seule déclaration aux différents organismes de protection sociale comme l’Urssaf, Humanis International…etc. Sans oublier bien sûr que le TFE vous offre la possibilité d’effectuer un seul versement pour l’ensemble des cotisations dues à ces organismes.

Pour bénéficier des services du TFE, vous pouvez à tout moment effectuer les formalités d’adhésion via Internet « http://www.tfe.urssaf.fr ». En outre, vous devez également remplir un dossier d’immatriculation (gratuit) et contacter les différents organismes sociaux dont dépendent vos salariés.

Après la création de votre profil « employeur », vous pouvez donc commencer à utiliser le service en ligne. Sur le volet social, vous allez pouvoir récapituler les informations nécessaires pour calculer les cotisations et contributions sociales. Ce calcul se fait en effet en fonction du Taux de cotisation, du Régime social de vos salariés et des plafonds en vigueur.

Sur votre espace employeur, vous pouvez consulter les bulletins de paie ainsi que l’attestation fiscale pour vos salariés. En outre, le centre national met à votre disposition la déclaration annuelle des données sociales (DADS) ainsi que des états récapitulatifs. En principe, le dispositif TFE n’est pas obligatoire. Cependant, si vous y adhérez-vous devez continuer à y déclarer l’ensemble de vos salariés recrutés en France.

Comment déclarer les salaires au TFE ?

Pour déclarer les salaires de vos employés en France, vous devez d’abord saisir les éléments nécessaires au calcul des cotisations. Ces éléments à saisir sur le portail du TFE incluent la rémunération, le nombre d’heures travaillées, la période du travail…etc. Par ailleurs, la plupart des données spécifiques à un salarié peuvent servir pour plusieurs déclarations. Vous pouvez donc les enregistrer pour éviter de les saisir à chaque fois. Vous pouvez également effectuer des simulations avant de valider les informations saisies.

En principe, les cotisations sont calculées sous forme de pourcentage du salaire brut incluant les primes, gratifications, et avantages en nature. La base de cotisations correspond donc au montant global des rémunérations assujetties aux contributions et cotisations sociales. Après la validation des éléments saisis, le centre national TFE se charge du calcul des cotisations et contributions sociales.

Il doit éventuellement vous envoyer un décompte de cotisations, lequel récapitule les informations contenues dans le volet social de votre espace « employeur ». Ce décompte vous présente également le montant des cotisations et contributions obligatoires dues (Urssaf, retraite complémentaire, assurance chômage, et prévoyance complémentaire).

Vous y trouverez aussi la date limite du versement. Le TFE met à votre disposition les bulletins de paie 24 h après la validation et le traitement des données. Il vous permet également de préparer la déclaration annuelle des données sociales (DADS), laquelle est également obligatoire. A noter que le législateur a d’ailleurs prévu une assiette minimale de cotisation pour les salaires bas notamment pour le Smic.

Depuis Janvier 2017, il est devenu obligatoire de déclarer les salaires via le nouveau dispositif DSN (Déclaration Sociale Nominative). Cette nouvelle modalité de transmission dématérialisée prend en compte plusieurs paramètres afin de mettre à jour la situation du salarié en temps réel. Il convient de consulter le TFE pour savoir exactement les formalités qui sont remplacées par la déclaration sociale nominative. Par ailleurs, si vous recrutez un salarié étranger en France, vous devez adresser une demande d’autorisation de travail à la DIRECCTE.

Dans tous les cas, vous devez régler les différentes cotisations sociales dans les délais spécifiés par les organismes sociaux. Il est possible de payer par chèque ou d’effectuer un virement international. Si vous avez déjà ouvert un compte bancaire en France, vous pouvez régler vos Charges sociales par télé-règlement ou prélèvement automatique.

Faites tout de même attention à inclure les frais financiers -générées par les transactions de règlement- dans les montants versés aux organismes sociaux. En faisant ainsi, vous serez sûr que le montant versé correspondra à celui des cotisations dues.

Conclusion

Depuis quelques années, l’administration a entamé plusieurs démarches visant à optimiser les procédures administratives. Le CNFE joue en effet le rôle d’un intermédiaire incontournable entre l’entreprise étrangère sans établissement en france et l’urssaf. Grâce au dispositif TFE, il est plus facile de déclarer et de régler les charges sociales d’un salarié en France.